Оптимизация бизнес-процессов — покупаем запчасти на китайскую спецтехнику

При планировании методов управления потоками денежных средств, необходимо провести оптимизацию соответствующих бизнес-процессов, в частности относящихся к покупке запчастей на китайскую спецтехнику. Для этого необходимо учитывать:

• состав ЦФО, согласно которому складываются и контролируются бюджеты денежных средств,
• участников процесса, а именно сотрудников компании, которые являются инициаторами платежей, а также контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов,
• права, обязанности каждого участника деловой деятельности предприятия, а особенно работников, занятых определением платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по расчетам,
•  временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.

Проведя оптимизацию, генеральный и финансовый директор, может значительно снизить свои трудозатраты.

До этих мероприятий руководство должно было внимательно  просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, теперь после утверждения суммы расходов в бюджетах и установления формализованного порядка согласования платежей, контроль за денежными средствами можно возложить на финансового менеджера, который будет выверять лишь ограниченное количество платежей  сверхлимитных, крупных или нерегулярных.

Рационально спланированная деловая деятельность помогает минимизировать риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации.

Таким образом, руководитель одного из направлений акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и несет ответственность за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы, в свою очередь, следит за соответствием заявок бюджетным лимитам и выполнением регламентных процедур платежной системы.

Те бизнес-процессы, которые прошли оптимизацию управления денежными потоками, фиксируются в регламентных документах, утверждаемые внутренним приказом и являющиеся обязательными к исполнению всеми подразделениями компании.

Внутренний документ должен определять правила работы платежной системы организации. В таких документах также отражена информация о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.